B2B英文開發信該如何寫?英文業務新客戶開發信範例教學

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B2B新客戶業務開發信要注意這5大重點!

之前寫的業務陌生開發信老是石沉大海?那可能是因為你沒有掌握撰寫開發信的關鍵技巧。每一間企業每天都有可能收到幾十甚至幾百封 email 郵件轟炸,如果你的開發信不夠言簡意賅且吸引人,那麼被忽略也是正常的事。掌握以下5大重點,讓你的開發信別再被丟到垃圾桶!

1、信件寄送時機要精準

若想要你的開發信件有機會出現在客戶信箱的頂端,讓客戶可以一開信箱就看見,寄送 mail 的時間點就要掌控好!最要先避免的是非上班日及下班時間寄送,也要避免一週較忙碌的週一和週五這兩天,建議開發信件可以於週二到週四之間送達為最佳!另外也要注意,若是國外的 B2B 開發,要記得有「時差」問題,需要考量對方的時區來寄送,才能讓客戶可以在上班時間收到信件。

2、開發信主旨是關鍵

若想要在茫茫信海中脫穎而出不被一秒丟到垃圾信件夾,開發信件的主旨就非常重要,主旨是決定信件是否被點擊的關鍵!建議開發信主旨直接表明來意,如果知道對方的稱謂或姓名也可以試著加在主旨上,讓客戶知道你重視他而非亂槍打鳥。除此之外,如果可以呈現重點關鍵字打中客戶痛點、點明對收件者影響、寫出自己的優勢等也可以增加開發信被開信的機率。另外,由於信件標題有可見的長度限制,最好能夠控制在 15-25 字以內,減少多餘的標點符號。

3、開發信內容要精簡、容易閱讀

許多業務員會有個通病,害怕客戶無法在一封信件中了解自己的公司是什麼?賣什麼?因此會把所有想說的事情都寫進該封開發信件裡頭。請記得一件事情,大家都很忙碌,沒有人有時間打開信箱細細品嘗你的作文!加上如果是寫英文開發信,內容越多只會有機會讓你出現更多的英文錯誤。在撰寫開發信件內容時請把握「3C原則」:Concisely 簡潔、Clear 清晰清楚、Accuracy 準確。不必長篇大論,應該要簡潔有力又可同時清楚介紹你的公司與產品,讓客戶可以直接抓到重點是什麼,另外,最好是可以客製化開發信內容,好好研究過對方並站在客戶立場著想,為什麼他需要使用你的產品?這些細節最好要思考過後用簡短文字準確表達出來。

4、開發信架構順序掌握好

除了內容要精簡準確之外,開發信的整體內容最好也要有固定的順序架構,以方便閱讀。建議順序可以如下:

  • 【開頭&問候語】:建議於開頭稱呼對方的名字及職稱,而非 Sir and Madam 這種過於廣泛的稱謂,這樣客戶才會覺得被尊重,另外也可以告知他們你是從什麼管道取得對方的聯絡資訊,拉近與對方的距離,記得問候語自然誠懇就好,不要讓人第一眼就覺得你很油條或沒禮貌。
  • 【公司介紹】:建議 1-2 句話簡單介紹公司即可,過於冗長的內容對客戶來說不重要,他想要知道的是你的產品能做什麼,其次才是公司。
  • 【產品介紹】:這邊你可以針對不同的客戶設計不同的產品介紹,找出該企業的痛點去提出解決方案,簡述你的什麼產品優勢可以幫助他的什麼現有狀況,而非從頭到尾都像套模板一樣自賣自誇自己的產品。
  • 【Call To Action】:介紹完產品後可以表明自己的目的,邀請客戶做出下一步行動(CTA),例如電話聯繫、點擊你的網站註冊、線上會議了解彼此等等。
  • 【感謝語】:別忘了要向對方表達感謝,附上祝褔語,並靜候回覆。
  • 【留下寄件人資訊】:最後別忘了要附上公司及你的聯絡資料,除了自己的姓名與職稱之外,也可附上公司名稱、地址、電話、傳真、網址等聯絡資訊。
當然並非所有信件都一定要遵循以上的順序及架構,重點還是要依照你的開發信目的來適時調整。

5、開發信格式、文字、圖片有良好排版

最後,開發信的格式最好要容易閱讀且好好排版,才不會讓你的內容功虧一簣!寫 Email 請善用分段,不要全部擠在一起,字的大小、顏色請統一,不要當簡報在寫讓整封看起來花花綠綠的,建議有非常重要的資訊再另外標其他一種顏色就好。若有需求可以適時放入幾張公司產品圖片,但不用像電子報那樣精緻,整體排版乾淨整齊即可。


英文開發信範例!B2B信件主旨、內容可以這樣寫

把握以上的五個重點後,就可以開始構思要如何撰寫業務新客戶開發信件了,以下提供幾種不同角度的開發信範例教學供參考,可以依照自己公司或客戶需求做其他延伸及調整:

提供其他成功案例給對方參考

信件中提供成功的案例給客戶會為你的產品帶來不少加分效果,增加客戶對你的信賴度,是一個不錯的出發點。


主旨:Here's how we helped [其他客戶] reach [里程碑].

內容:
Hello [潛在客戶姓名],

If you're struggling with [客戶痛點], you need to start using [產品/服務] today.

But don't take our word for it.
Check out a case study showing how we helped [其他客戶] overcome [該客戶痛點]: [成功案例研究URL]

It covers:

Where and when to use [你的產品/服務]
How to use [你的產品/服務]
Benefits of using [你的產品/服務]

Best,
[你的電子檔簽名/寄件人及公司聯絡資訊]


提供產品或服務影片給對方參考

大家都知道影片的吸引力及抓住眼球的力道更勝於文字,並且可以縮短收件者的閱讀時間,如果你公司有替產品製作良好的影片也不妨試試。


主旨: [潛在客戶姓名], here's that tutorial you wanted.
內容:
Hi  [潛在客戶姓名],

We know you've been struggling with [客戶痛點]. 

And guess what?
We offer the perfect solution to your problem.

[你的公司團隊] will help you navigate the nitty-gritty of overcoming [客戶痛點] in this video: [影片URL/或直接置入影片於信件中]
Get in touch if you have any questions.

Best,
[你的電子檔簽名/寄件人及公司聯絡資訊]

提供產品免費試用訊息給對方

提供免費的產品或服務試用是吸引 B2B 客戶的有效策略之一,畢竟不必花錢就可以先試用你家的產品也能替自己公司省下不少時間及成本。


主旨:Enjoy your free trial,  [潛在客戶姓名]!
內容:
Hi  [潛在客戶姓名],

My name is [你的名字], and I'm excited to guide you through your free trial for [你的產品/服務] today. 

I hope you've logged in and taken a tour of our [你的產品/服務]. 

If not, don't worry. 

Our "Getting Started Guide" will provide you a quick walkthrough of [你的產品/服務] and help you get things up and running.

During your [可試用天數]-day free trial, you can:
[價值主張 #1]
[價值主張 #2]
[價值主張 #3]

To learn more about using [你的產品/服務], subscribe to our email newsletter today: [URL]

Best,
[你的電子檔簽名/寄件人及公司聯絡資訊]

針對對方的痛點來提供解決方案

強調客戶目前正煩惱的痛點,並提供自家產品的解決方案可以怎麼幫助客戶消除該問題引擎的痛苦。


主旨:Tired of [客戶的痛點]?
內容:
Hi [潛在客戶姓名],

Does your [對方的公司] suffer from [客戶的痛點]?

It's a tough issue to overcome, and something most [客戶產業的領導公司] suffer from. And it can cost [需要解決問題所花的時間或成本].

Our [你的產品/服務] helps you avoid this with [產品效益].

I'd love to show you more. Are you open to a call at [日期與時間] next week?

Best,
[你的電子檔簽名/寄件人及公司聯絡資訊]


以上即是 B2B 陌生開發信撰寫技巧及 email 範本教學,掌握這幾個主旨及內容撰寫技巧並吸引客戶點擊開信是每一位外貿業務的基本功,成功的商業英文書信能讓你的國際客戶掌握重點,也能讓客戶對你產生信賴,現在就立即規劃你的英文開發信吧!



台灣經貿網介紹
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主要協助全球買家找尋台灣產品、製造商、供應商、出口商,鼓勵台灣中小企業運用網路拓銷全球市場。近年邀集許多電商服務商,已經發展出完整的資訊流、金流及物流服務,網站也提供小額樣品跨境銷售功能。提供尊爵會員第三方國際認證,與雲端虛擬展間,是具有CP值的特色服務。較特別的是,也與同業國際知名電商平台策略聯盟,鼓勵業者加入台灣經貿網發展B2B之外,也加入其他各國跨境電商。降低會員加入海外市場跨境電商成本,並拓展新通路。平時也提供經貿資訊、採購洽談會、免費研討會與課程等內容,是台灣的中小企業發展B2B跨境電商的首選。