邁向成功的組織溝通

邁向成功的組織溝通

 

文 華振雯  圖 貿協新竹辦事處

有效傾聽與自信表達,是建立團隊關係的開端;如何培養溝通技能,學習衝突化解能力,是現代人不可或缺的必要能力之一。外貿協會新竹辦事處於本(104)85日舉辦「有效的團隊溝通與協調」研討會,特地邀請到在業界超過20年教育訓練課程講授資歷,上課內容超精彩、互動過程超幽默、實例演練超實用的三超講師--張元任老師再次來到新竹,以實戰模擬的互動教學模式,快速的幫助廠商學員加強溝通表達技能,培養合作協調能力,成為優異的職場達人。


    在課程的一開始,張老師利用一則近期的知名電子公司新聞稿,讓學員以不同的角色模擬來呈現企業發佈重大消息時的口吻,是否能兼顧一般人、投資人、與公司同仁的感受,以及考量不同面向的影響。這麼一則貼近時事的演練,讓在場的廠商學員們都留下很深刻的印象。接著老師按照慣例將班上分成小組,讓學員以小組的方式去學習團隊運作時的溝通技巧與協商哲學。緊接著第二個練習是爆笑的「西遊記」,從唐僧分派不同的任務內容開始,如何分?用什麼話術來說服?接著大家計較不同工作的份量與難易度時,怎麼擺平?以及面臨有限的食物(資源)時,怎麼分配?種種的狀況題,貼近團隊經常面對的實況,而學員們的創意發揮也讓班上笑聲不斷,同時輕鬆掌握箇中技巧。


    張元任老師提到,「溝通是人與人的互動關係,透過溝通應能達成共同了解或化解心結等目的。」兩個人以上,在彼此傳遞訊息與接受的互動過程中,聚焦點不同或立場不同,則相對容易產生誤解。例如,男女思考邏輯有差異,看書時的重點都可能不同,看事情的著眼點自然也就不一樣;或是員工與主管的角色不同,一邊著重工時與福利,另一邊針對政策與目標,自然也就會在企業體中形成不同思維,在溝通時產生不同立場的訊息,而真正能夠避免誤解,端看雙方是否能站在對方的角度去思考,溝通才容易順暢,達到彼此的目地,創造雙贏的局面。


    既然是溝通表達的技巧課程,進行的過程中張老師當然也安排了對公眾表達的練習。對於不是經常上台說話的廠商來說,若身居管理職,則除了會議報告以外,也會越來越經常需要對團體發言,張老師先提醒大家一些上台說話的原則:例如說怎樣克服緊張、事前充分準備與彩排練習、內容以少勝多、切勿自貶等等,接著就讓各小組練習做一段「有湯汁的自我介紹」,並且選出台風最穩的代表出來競賽,做一段精簡的大眾表達。練習過後學員們才發現,其實一分鐘並不短,重點是如何在這一分鐘內讓人聽的又懂又清楚。要達到此一境界,講話的架構就非常重要,有邏輯性的順著時序、地點、事件、影響這些表達上的佈局技巧,便能輕輕鬆鬆有條有理的傳遞出令人聽的進去的訊息。


    口語溝通的特性經常有三種:1.相同的話對不同的聽眾會有不同的意義、2.人們常用密碼傳遞訊息,而隱藏真正的涵義、3.說者可能不清楚自己的情緒,而影響溝通。相對口語溝通來說,文字的溝通就顯得安全許多,清楚又明瞭,讀者不太會有不同的闡述,但是也比較沒有彈性空間。在課程的後半段,除了說話的技巧,老師也把焦點轉到「非口語溝通」。其實我們隨時隨地都在進行著非口語溝通,包含我們的肢體動作與眼神、臉部表情與社交舉動。基本上,平時遇到不同事件、不同情境中的外在反應,不論恰不恰當或得不得體,都是一種重要溝通。張老師提到一項有趣的統計:其實影響人的訊息中有93%都來自於非語言,其中臉部表情佔55%、說話者的聲音佔38%、會受說話者傳遞的內容影響的,僅僅7%。由此可見,經常我們不用換字,只換口氣就已經有不同的意思,怎麼說真的是比說什麼更重要!


    擁有多年教育訓練經驗的張元任老師,在短短的3小時內帶領了數次精彩的互動討論,大家無論背景或是產業,一同演練最理想的表達技巧與溝通協調的功力,度過充實的一個下午。研討會的尾聲,老師勉勵大家,團隊溝通的經驗與心法:「以友善的態度開始,尊重他人意見,將你的想法做戲劇化的表達,而傾聽是了解的開始。」希望廠商學員們都能在溝通協調的藝術中,運用同理心,訴求更崇高的動機,並找到贏得合作的方法。