在德國設立公司、獲得合法居留及勞動許可

在德國設立公司、獲得合法居留及勞動許可

《關於如何在德國設立公司、獲得合法居留及勞動許可》

文/烏里希·泰西博士(Rechtsanwalt  師)

 

1.

 

當某國外企業欲在德國或歐洲其他國家和地區出售其產品或向本國進口德國產品時需要參照其對象國家長期以來形成的一系列司法與經濟秩序制度的相關法律規定。對於國外的商業經營者來說,如何了解與熟悉上述規定往往是一個棘手問題;特別是當其所在國的司法與經濟制度與對象國家的通行慣例有相當大的出入時,經常容易給公司在德國或歐洲其他國家的初期發展帶來很大困難,付出不必要的經濟代價。

 

在最近幾年當中,有相當多的國外外貿公司出口貿易企業將歐盟視為全球最大的出口與消費市場,同時發現了在歐洲範圍內具有最大商機的德國市場;為了開發市場潛力,一時間這些公司紛紛在德國設立子公司與分支機構。在此過程期間,一個關鍵問題便是如何順利取得通常同時兼為公司股東業務負責人的合法居留證,以及境外勞動許可證和家屬人員的簽證申請等等。

 

以下內容為對欲至德國與歐盟投資人,對上述議題提出相關的諮詢。

 

2. 建立企業

 

通常情況下,外國公司在德國建立公司時首先應確定需要開設得是分支機構還是分公司。

 

分支機構是指從屬於具有最高管理權限的國外總公司的公司,如供貨倉庫。

 

分公司是指從設在國外的公司總部分離出來、具有一定獨立性的公司,該類公司在管理、財會、資產及籌資方面均享有單獨權利。分公司擁有屬於自己的駐地及相關法律權限,但不具備獨立的法人資格。分公司必須在其所在地作商業許可登記;而分公司辦理設立與註冊相關手續需依照所在地法律進行,在其成立之後仍需對某些經營活動依照有關的法律規定加以登記,這些都會給分公司帶來相當成本。

 

國外企業通常會在國外設立辦事處,該機構賦有市場調研職能並在經營方面享有一定代理權,但原則上不具備獨立經營資格。故不宜以辦事處形式獨立開展商業經營活動。

 

成立企業時經常考慮用英國股份公司的法律形式

 

(依照英國法律的私有股份公司,private company limited by shares under UK law, 縮寫為Ltd.)。依照英國法律可以以例如1英鎊的最低股本成立一家有限責任公司並在德國及歐洲開展業務。按照最高司法解釋在歐盟內進行商業活動在法律層面來說是可行的,但往往以下幾點經常會被忽略:

 

·        股份公司(Ltd.)依照公司章程的所在地必須是英國,管理分支機構可以遷往國外,例如遷往德國。

·        股份公司(Ltd.)須按照英國規範記帳,年終結算須用英文並按照英國法律遞交給當地有關部門 ( „Companies House“ 英國工商登記處)

·        此外還有每年向英國工商登記處的一系列公開義務。

 

如果以這種形式的有限責任公司在德國開展業務,與GmbH相比光是財務上產生的相關費用就沒有所謂的優勢。此外在英國以及德國工商登記處的成立費用往往高於德國有限責任公司(GmbH 的成立費用。

 

另外此股份公司在德國市場的信譽極差。由於投資者表明在自己新的公司不準備以高於最低股本金額投資,因此如果公司股東或經理人不向銀行提供個人擔保,嚴謹的銀行不會向這類公司提供借貸。如此一來成立有限責任公司就沒有任何意義。因此不建議成立英國責任有限公司。

 

由於開設手續較為簡易,國外企業通常選擇在德國成立有限責任公司,該類公司的特徵為:在全部股本注入之後,僅以公司財產作為債務擔保;在此條件下,對從事新的經營活動而產生的風險的擔保則僅限於所投入資本。在業務的成長超出辦事處或分公司處理能力情況下,例如需要在德國增設裝配廠或生產廠時,通常採取立有限責任公司的形式。

 

新修正的德國公司法(MoMiG)生效後,大幅簡化在德國設立有限責任公司的程序與所需的資金門檻。

 

 

新的有限責任公司法律有兩種可選類型,一種是以25,000歐元為最低資本額的公司,也就是有限責任公司。另一種是建立在以1歐元為最低資本額的公司,企業家,手工業者或小型服務提供商對建立此類公司比較感興趣,同時這個類型還作為德國式的副本被英國有限公司引進。

 

但是,我們並不推薦外國投資者在德國和歐洲市場用此種小型企業家的方式註冊,而是應該有合適的、長遠的、有願景的目標和計劃。

 

因此,以下只討論以25,000歐元為最低資本的有限責任公司的法律形式。

 

通常建立有限責任公司的前提條件如下:

 

Ø      公司合約

 

公司合約通常也被稱為公司章程。在其內容與《有限責任公司專項法》的明文規定不發生抵觸的前提下,公司合約可以包含為盡可能滿足國外經營者特殊需求而針對其具體業務特點所制定的款項。由於公司股東及負責人通常對有限責任公司專項法不了解或了解的很少,而公司合約作為企業的憲法又有非常重要的意義,因此建議不要使用簡略版本的公司合約,而是對重要的條款如公司成立,股東及公司負責人權利等有詳盡的解釋與規定的公司合約,特別是由多名股東組成的公司。

 

Ø      股東

 

依照其所屬的外國公司形式的不同,股東可以是自然人、公司或法人。

 

如果一個有限責任公司為自然人所建,則情況要相對簡單。只需向公證機構出示護照,並將事先起草成熟的公司合約進行公證,提出對公司進行商業註冊的申請。

 

如果有限責任公司係由多人共同設立,由於關係到公司股東會議上的決策權以及如何分擔盈利利與虧損的問題,因此必須在公司合約中對股本的分割進行明確和具體的規定。

 

對於國外公司作為公司股東的情況,存在有多種情況。此時可由該國外公司制定一份完整的書面資料(如公司合約、合股章程、經營許可證、商業註冊、註冊許可等),隨後將其向德國公證機構或商業註冊部門出具並證明確實存在國外股東。如該公司在國外註冊的代理人(如公司業務經理、總經理或行政負責人等)不親自參與有限責任公司在德國的成立,則該代理人必須根據信任指定一名經公證具備相關資格的人員作為其全權代表,且該全權代表的相關德文資料須加以公證。國外公證材料中的簽名須具有德國大使館或司法機構主管部門的書面證明。

 

Ø      所謂的假性收購

為了簡化手續,可在相關領域內資深法律顧問的協助下認購某一業已成立、但尚未開展過任何業務的具有相同經營目的的公司。對某一已成立的最低股本為25,000歐元的有限責任公司進行股份認購時,須支付2,0003,000歐元不等;此外須支付的款項還包括股份轉讓、公司合約變更以及公司搬遷等。該認購方式的優點在於,在經公證後僅將認購股份轉至一名或多名新的股東名下,而同時公司合約則根據新的需求狀況進行調整,或公司進行搬遷等。認購後的公司在較短時期內享有經營權。

 

在此應特別對從身份不明的第三人處對某一現存的、已處在經營過程當中的有限責任公司的股份進行認購的情況加以警惕。建議僅在通過律師或審計會計師對該待認購公司的財務帳目以及其他一應狀況進行審核之後再作認購決定。否則可能導致在股份轉讓方未作事先說明的情況下,承擔不可預見的風險以及不必要的義務(如信貸、公共稅收或社會保險等)。

 

Ø      資本額

最低資本額為25,000歐元。最低入股金額為1歐元。意即股東可在設立公司時,即認購多於一股的股份,且使得股份轉轉更為容易,因為股東可更容易的分開或結合所持有股份,以個別或集體的方式,轉該予第三方。原先僅允許在多人合股的情況下支付股本金額的一半(即至少12,500歐元);如今這項規定也適用於只有一個股東的情況。其餘部分則根據業務負責人要求而進行,不需要提前擔保。鑒於在部分認購情況下其他股東將持有全部剩餘股份,建議對股本作一次性全部認購。

 

入股通常以貨幣支付方式進行,即資金入股;此外亦存在進行實物入股形式,例如投入機器、設備以及專利技術等。選擇實物入股方式時,必須提供會計師為入股實物的價值等方面進行的詳細與準確的報告。

 

Ø      公司名

對於一個公司的設立,選用合適的公司名稱乃是至關重要的問題(應注意所選的公司名稱不與任何已註冊存在的公司名稱相同!)。公司名稱應與某一人名或實物名稱相關;同時亦可將某些創造性詞匯作為公司名稱。

 

Ø      公司所在地

在合約中確定,公司依照章程的經營地點是在德國,但是公司的管理地點可以不同。比如公司的管理地點可以設在國外。在這樣的情況下,一方面為德國公司留有了經濟發展的餘地,另一方面也為德國公司在國外增加投資建立有限責任公司型的子公司提供便利。

 

Ø      公司領導機構

公司的領導機構包括一名或多名業務負責人以及組成股東會議的股東。

 

公司業務負責人可由一人或多人擔當,原則上由股東會議通過的決議對其進行任命,後者同時有權隨時罷免其職務。業務負責人可對公司進行單獨代理,或同另外一名業務負責人(或代理人)進行聯合代理。對單獨代理權的權限範圍必須進行商業註冊。

 業務負責人有權給予所謂的代理人對公司的代理權;對於該代理權同樣也須進行商業註冊。代理人有權處理公司在經營中發生的一切訴訟或訴訟以外的法律事務;而代理人是否有權對房地產的轉讓與抵押事務進行代理,僅可根據相應的股東決議作出判斷。相對於第三人或其他股東,代理人無權以公司法律代表和主管(如業務負責人)的身份出現。依照具體協議及商業註冊內容,代理人可對公司進行單獨代理,或與另外一名業務負責人或代理人實行聯合代理。

 

股東會議負責對公司活動中的重大事件進行決策(如年度結算、盈利或虧損分割、業務負責人的任命及罷免、章程修改等)。可通過召開股東會議的形式作出決議;如公司章程中具有相關規定作為依據,也可將達成一致的意見以書面形式進行起草作為決議。

 

Ø      商業註冊

有限責任公司必須進行商業註冊;從註冊之日起,其存在則具有合法性。對於註冊前在公司名義下開展的所有經營活動,須由具體經營執行者(比如被任命的業務負責人)本人親自進行擔保。

 

公司的每一個股東都必須在商業註冊名單登記,這是為了明確保證每個股東的業務份額。該商業名單必須登記國內公司的地址並明確企業的負責人。

 

公司在進行商業登記之前、確定公司成立的公證日期後,須在銀行設立公司帳戶以投入股本。原則上公司在設立帳戶時僅需向開戶行出示公司商業冊中的部分內容;而許多銀行在與公司進行事先協商之後,還會專門針對公司成立階段,為向公證機構及主管商業註冊的部門證明股本投入而開設一項公司成立階段專用帳戶。

 

Ø      業務負責人聘用協議及僱用合約

公司在進行僱用時,須同國外的業務負責人(以及公司其他的員工)簽定業務負責人聘用協議或僱用合約並將此協議或合約向對象國家的外事局出示。

 

在公司存在多名業務負責人或代理人的情況下,最好由股東頒布一項業務負責人及代理人章程,以允許業務負責人及代理人在不經股東會議同意的情況下處理公司日常業務,而處理具有重大意義的日常以外業務(如房地產事務、特殊合約訂立、開設銀行帳戶、招募與解聘公司員工等)則需事先通過股東會議同意。

 

3. .境外居留證

3.1

一般情況下,公司在成立的同時需要制定一套關於境外法律問題專項內容的規章,以便處理涉及到通常兼為股東的國外業務負責人以及員工的問題。

                                                        

200511日起聯邦德國實施新的外國人政策。新政策主要體現在移民法的相關規章制度上。其中最重要的是居留條例,另外還包括居留,就業,就業手續和移民方針方面的相關規定。

 

根據新的居留法有兩種類型的居住證

 

· (限期)居留許可

· (無限期)定居許可

 

2008828日起的新法律

 

· (無限期)居留許可

 

新的法律頒布之後,僅保留規定了兩種居留許可證形式,即(限期)居留許可

(無限期定居許可。新的外籍人員居留法的重點從舊有的針對居留形式改為針對居留目的(如培訓、工作、家屬入遷以及出於人道救助原因的境外避難等)而作規定。

 

如果外國投資者同時也是即將成立的公司的負責人,則須依照居留條例第21條遞交進行獨立經營的居留申請。

 

在滿足以下條件的情況下可以獲得此類居留許可的核准:

 

· 可帶來極大的經濟利益或能滿足特別的地區需求,

· 經營活動會對經濟有正面影響,

· 經營資金有自有資本或貸款承諾的保障。

 

依照法律規定如果投資額至少為250,000歐元並創造5個工作機會才符合以上前提條件,但往往這種不切實際的標準是不存在的。在這種情況下對以上先決條件的鑒定是通過對基本的經營設想的可行性,外籍人員的企業,資本投入,對德國就業及培訓市場的影響以及對研發投入的考核。投資者必須向管理局遞交詳細的商業報告證明。

 

為便於在國外開展業務工作,業務負責人、全權代理人或一般代理人需取得居留許可證;聯邦勞動部門不負責上述人員相關居留許可證的核發。

 

當新成立的公司僱用外籍員工(如財務經理、主任會計、技術員、營銷員等)時,後者的居留許可必須通過德國聯邦勞動部門的審核。此前實行的的二次審核程序(居留許可證與勞動許可證)已被德國聯邦勞動部門的簡化為一次性內部審所取代;因此可勞動許可與居留許可可同時進行申請。在通過勞動管理部門的審,由外事局統一簽許可。上述程序亦被稱一站式審核方式。聯邦勞動部主管機構在核准居留證之前會組織相關審核,以證明僱用該外籍勞動者不會對本國勞動力市場造成負面影響,且無德國或歐盟成員國勞動者於此職位有所適用。

 

待聘的業務經理、代理人或僱員在境外停留時也想移民德國工作,須在當地的德國代理機構(大使館、總領事館、領事館)遞交內容完整的居留許可申請資料。

 

外籍人員管理法中增設了新的內容,作為如何引導外籍人員融入德國的經濟、文化及社會生活的具體規定。為此專門成立了以發展和執行入境外籍人員引導指導方針為目的的聯邦移民及難民管理局。語言學習是外籍人員融入德國社會的過程中一個重要環節, 此外還有對德國司法制度及歷史、文化、習俗的掌握。為幫助外籍人員適應德國社會生活,聯邦各州負責移民與難民事務的部門開設了各種類型的培訓班。採取上述措施的採取使外籍人員能夠充分熟悉德國社會生活環境,並最終達到不憑借任何中間幫助而獨立處理一切日常生活事務的目的。

 

如果外國人在德國高等專科學校、大學畢業或是有著持有相應語言能力的證明書,就不需要參加聯邦的培訓班,而如果德語水平不夠好,就必須參加聯邦的培訓班並通過考試。

 

外籍人員培訓班的費用由國家提供。

原則上待派業務負責人、全權代理人或代理人的居留許可證規定期限為一年;如有延長,則須申請。主管部門往往會仔細審核以下申請的延期事由,即申請公司的商務計劃書中包含的有關應允及計劃是否已被大體執行,以及公司是否創造了計劃中應允的就業機會。

通常在通過以上審核後,方可獲得為期一年至兩年的延期居留許可證;且對該居留許可證的期限仍可作再次延長。

 

原則上,當持外籍人員持有居留許可證的時間達到五年;具有穩定生活保障;履行了至少60個月的強制性保險義務,或自願加入法定退休保險時滿60個月;掌握了足夠程度的德國語言,基本了解德國司法、社會制度及生活環境;本人及其隨遷家屬擁有足夠的住宅,滿足上述條件,該外籍人員將自動得到一份居住許可證。

 

居住許可證為一種無限期居留許可形式,持有居住許可者可在德國進行就業,且不受時間與空間的限制。

 

當外籍人員有效實現其活動計劃、具有穩定生活保障時滿三年,在特定情況下也可獲得居住許可證。

 

除了最基本的定居許可以外,在德國還有另外的選擇(無限期)居留許可。這要求申請人滿足以下條件,必須已至少在德國居住5年,其薪資所得必須能確保自己和家人的生活費用,具有良好的德語能力,了解德國的法律和社會常識以及德國的生活狀況,並擁有足夠的供自己和家人居住的住房面積。

 

此(無限期)居留許可的特點是申請人在德國期間的一半時間可以在學校學習或是參加職業培訓。

 

對於各個種類的居留許可,如果出國時間超過所規定的期限,那麼該許可將會自動失效。

 

持有(有限期)居留許可與定居許可的外國人允許有6個月的出境時間。

 

持有(無限期)居留許可的外國人允許有12個月的出境時間。

 

德國的定居許可和(無限期)居留許可有使用範圍上的區別。定居許可只在德國有效,(無限期)居留許可只能在申根協定成員之間進行,比如在英國不能使用。

 

滿足法定條件的外籍業務負責人、全權代理人或代理人,可在8年後申請德國國籍。

 

3.2.  業務負責人、具有全權代理權的管理人員以及代理人的居留許可證

 

根據德國外籍人員管理法中新的規定,申請居留許可證的人員如果投資至少250000歐元建立公司,卻不能提供五個工作機會的情況下,申請人除須在專門顧問的指導下正確填寫一份四頁內容的申請表外,還應詳細闡明所申請的國外項目是否具有有利於德國經濟發展,或是否存在對德國地區的特別需求,以及該項目的資金支持是來自自籌資本還是信貸資本。申請人必須提供準確的商業報告以證明所做事業的發展前途。

 

對此作為判斷標準的首先是經營項目計劃的可行性,其次為外籍商業活動者的經營經驗、投資額大小、所經營項目對德國就業及再培訓狀況的影響,以及投資項目的技術革新和研發能力。

 

投資項目目標所在地的相關的專業機構及主管部門應參與審核,評定國外企業是否具備規定資質。為此申請人應該把企業和居住地點設在同一個城市或地區。根據以往經驗,把企業和居住地點設在不同地區,可能會導致不同地區管理部門之間的溝通障礙。

 

3.3. 公司僱員工的居留許可證、探親訪友簽證和商務簽證

 

如新成立的公司中,外籍僱員作為一般性勞動者,如財務經理、主任會計、技術員、營銷人員等,則其居留證的申請須獲得聯邦勞動部主管機構的核准(如上)。

 

德國在現階段實行停止用工原則,該原則對具備就業資格的人員同樣適用;相關制度中規定的個別職業類型除外。

 

但在有充分原因作為證據說明的個別情況下,當對某特定人員的用涉及到公共利益、尤其是地區經濟及勞務市場政策時,該僱員的居留許可申請也會被核准。這項居留許可申請的法定審核方針專門針對外籍企業具有就業資格的員工。

 

為統一相應的主管部門,簡化申請及審核程序,所僱員工的第一駐外居住地應與公司所在地一致。

 

訪問德國須在德國駐外辦事機構申請赴德簽證;赴德簽證包括探親訪友簽證(如以旅游及探親為目的的簽證)與商務簽證(以商業性工作為目的的簽證)。簽證申請表格應在德國駐外辦事機構處遞交;通常還需隨申請附上在德公司、商業夥伴,家庭成員、親屬的介紹信,信中應聲明承擔一切出訪相關費用(即所謂的義務聲明)。該規定特別針對於病患、事故或死亡情況下的費用承擔問題。

 

依照慣例商務簽證(最長居留時間為三個月/90天)的時效為六個月(180天),且可根據申請將簽證期限延長六個月(180天),但最長居留時間為180天的簽證有效期為一年。商務簽證在德國以外的其他所謂加入申根協議的申根國家(包括德國,比利時,丹麥,愛沙尼亞,芬蘭,法國,希臘,冰島,意大利,拉脫維亞,立陶宛,盧森堡,馬耳他,荷蘭,挪威,奧地利,波蘭,葡萄牙,瑞典,瑞士,斯洛伐克,斯洛文尼亞,西班牙,匈牙利共和國,捷克共和國)同樣適用。其他有關商務簽證的具體規定可在遞交申請的同時在德國駐外辦事機構處獲得。

 

在此須特別提醒,持有商務簽證基本上不代表可作為業務負責人對駐外有限責任公司進行管理。如外籍業務負責人在沒有作相對應咨詢的情況下行使上述公司管理權,則有可能引起嚴重後果。由於德國外事主管機關、商業註冊部門與初級法院規定有限責任公司的業務負責人須具備公司管理權限的合法居留許可,因此上述行為最終可能致使其居留許可被沒收。

 

4. 稅務顧問及會計師

 

公司成立後必須聘請專門的稅務顧問,該顧問應

 

· 制定公司開設期間資產負債表;

· 不定期地進行公司財務統計;

· 向財政部申請營利事業所得稅申報編號

· 申請營業申報編號

· 參與公司的工商註冊工作。

 

根據規定,公司、公司業務負責人以及員工還應登記加入社會保險。

 

5.關於業務開展方式的諮詢

 

在此特別建議,首先對業務負責人的居留許可證進行申請,需要情況下再申請其他員工的居留許可證。

 

只有在取得業務負責人的居留許可證之後,有限責任公司方可立即以公的合法形式設立。

 

在德國不同地區,居留許可證申請的處理時間長短有很大差異。一項居留許可證申請的處理時間至少需八至十周,甚至在有些情況下該過程可能持續六至八個月乃至更長時間。當在德國駐外辦事機構處遞交申請時,由於申請資料須被寄往德國後轉回,會將等待申請處理的時間延長大約四至五周。

 

若為對德國經濟特別有利的特殊申請案件,將有可能在事先已取得外事局對德國對外代表處之許可下,大幅縮短申請的時間。

 

當申請僱用從事非獨立性經濟活動的人員(員)的居留許可證時,由於按照慣例聯邦勞動部門需要查閱勞務市場檔案,以便確定德國勞動力市場上是否存在具備相應勞動資格的德籍或歐洲其他國籍的待業人員,因此申請時間須再延長六到八周。

 

由於商業註冊現已被納入電子資料處理系統,在所有條件均具備的情況下(特別是股本業已投入且已獲得業務負責人在德居留許可證)公司的商業註冊時間大約為三至四周。

 

在建立有限責任公司前,通常會在電子註冊簿中查詢,是否此公司名稱已經存在。主管部門往往得到以公司名稱是否確當、即是否同其他已存在的公司名稱發生相同為內容徵詢。對此進行的專門審核在原則上僅針對申請公司未來的目標所在地。根據公司要求,公司名稱審核亦可在整個聯邦地區範圍內進行;但由於並非所有地區的商業冊機構都採用了電子資料處理系統,如果有在整個聯邦圍內開展審核的需求,我們可以與相關機構提供該項服務,所產生的費用將由客戶負擔。

 

在對公司名稱進行審核時,公司名稱是否與某一已註冊商標(即在德國專利局和德國商標局,或歐洲商標局註冊過的商標)的名稱相同不在審核範圍之列。為避免公司名稱與他者相同的現象發生,建議展開相應調查;關於投資者的進一步需求我們律師事務所在專利和商標領域內的資深律師將很樂意為您提供調查協助。

 

若新成立公司的名稱同時作為商標名稱申請註冊,以及已有的或新的商標、專利或造型需在德國或其他歐盟和非歐盟國家進行調查並申請冊,我們可以為您提供在此領域擁有多年經驗的資深律師為您提供諮詢服務。

 

鑒於新的外籍人員管理法要求外籍人員融入德國社會,即應具備足夠進行簡單交流的德語語言能力,故在此提出以下誠懇建議:不具備足夠德語能力的申請人應在等待居留許可簽發的時間內參加國內或國外的德語短期加強培訓班。外事局目前往往通過與申請人直接進行面談而對其德語或英語能力加以審核。

 

此外,建議申請人參加由工商業聯合會組織的公司創建人員培訓班,以便獲得領導經營、公司籌資原則,以及與員工、銀行方面的溝通、建立業務聯繫、簽定及執行合約等領域內的有用訊息。

 

在此謹提出如下建議:有限責任公司在初創期間應採用其他融資管道(如股東或總公司信貸、股東貸款等)。通常情況下僅憑股本(最低額25.00000歐元)不足以支持公司的營運(租用辦公場所、購置電腦和其他辦公類設備、業務負責人及員工薪資、社會福利稅等)。

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